Kada je u pitanju bolja produktivnost pomoću dobre organizacije, postoji nekoliko efikasnih metoda koje možete primeniti. Evo nekoliko saveta za to:
- Fizičko čuvanje dokumenata:
- Koristite kvalitetne fascikle, registratore i kutije za odlaganje i arhiviranje kako bi ste zaštitili i organizovali dokumente.
- Kategorizujte dokumente po vrsti, kao što su finansije, administrativni dokumenti, ugovori itd.
- Koristite oznake i etikete kako biste označili fascikle i registratore i omogućili brz pristup dokumentima.
- Kreirajte sistem numerisanja ili alfabetskog sortiranja kako biste lakše pronalazili dokumenta.
- Redovno pregledajte i ažurirajte arhivu, izbacujući zastarela ili nepotrebna dokumenta.
- Digitalno čuvanje dokumenata:
- Skenirajte papirne dokumente i sačuvajte ih u elektronskom formatu. Koristite skener visokog kvaliteta kako biste dobili jasne i čitljive kopije.
- Organizujte digitalna dokumenta na računaru u posebnim fasciklama.
- Koristite smislene i logične nazive za dokumenta i foldere kako biste lakše pretraživali.
- Redovno pravite sigurnosne kopije (backup) svojih digitalnih dokumenata kako biste ih zaštitili od gubitka ili oštećenja.
- Koristite odgovarajuće softvere za upravljanje koji omogućavaju indeksiranje, pretragu i deljenje dokumenata.
- Kombinacija digitalnog i fizičkog čuvanja:
- Po preporuci stručnjaka i najbolja solucija. Možete čuvati originalne papirne dokumenete u arhivi i istovremeno imati brzi pristup njihovim digitalnim kopijama na svom računaru.
- Povežite svoje fizičke fascikle i digitalne foldere identičnim indeksiranjem radi lakše identifikacije.
- Etiketiranje i indeksiranje:
- Koristite jasne oznake koje će olakšati vašu sistematsku i vizualnu pretragu.
- Preporučuje se imati popis svih dokumenata.
- Čuvanja i odlaganja dokumenata:
- Definišite politiku čuvanja i odlaganja dokumenata u skladu sa zakonskim zahtevima i potrebama vaše firme.
- Razmislite o digitalizaciji ili uništavanju zastarelih dokumenata kako biste oslobodili prostor i smanjili zagušenje.
Ovi saveti mogu vam pomoći da organizujete i efikasno čuvate dokumente u kancelariji. Važno je prilagoditi metodologiju vašim specifičnim potrebama i preferencijama.